Pernah membaca atau mendengar tentang a.n., u.b., a.p.b atau a.p., Pgs., dan Plh.? Apa bedanya antara kelima singkatan tersebut? Walaupun kita sering membaca atau mendengar kelima singkatan tersebut, seringkali kita tidak menyadari apa perbedaan di antaranya dan bagaimana penggunaannya.
Singkatan-singkatan tersebut berkaitan dengan pelimpahan wewenang. Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian dari wewenang pejabat atasan kepada bawahan tersebut membantu dalam melaksanakan tugas-tugas kewajibannya untuk bertindak sendiri.
Pelimpahan wewenang ini dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban alur komunikasi yang bertanggung jawab. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, pelimpahan wewenang yang dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya adalah wewenang penandatanganan.
Pelimpahan Penandatanganan
a.n.
Merupakan jenis pelimpahan wewenang secara mandat. Atas nama (a.n.)digunakan jika yang menandatangani surat telah diberi wewenang oleh pejabat yang bertanggung jawab berdasarkan bidang tugas, wewenang dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat yang bertanggung jawab melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya, paling banyak hanya 2 (dua) rentang jabatan struktural di bawahnya.
Persyaratan pelimpahan wewenang ini adalah:
- pelimpahan wewenang harus dituangkan dalam bentuk tertulis yaitu dalam bentuk Instruksi Dinas atau Surat Kuasa;
- materi yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
- pada dasarnya wewenang penandatanganan meliputi surat-surat untuk kepentingan ke luar maupun di dalam lingkungan Lembaga Negara tersebut;
- penggunaan wewenang hanya sebatas kewenangan yang dilimpahkan kepadanya dan materi kewenangan tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh yang dilimpahkan kepada yang melimpahkan;
- tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.
u.b
Merupakan jenis pelimpahan wewenang secara delegasi. Untuk beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. Untuk beliau (u.b) digunakan setelah atas nama (a.n). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai 2(dua) tingkat struktural di bawahnya, dan pelimpahan ini bersifat fungsional.
Persyaratan yang harus dipenuhi:
- materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
- dapat digunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakili;
- pada dasarnya wewenang penandatanganan meliputi surat-surat untuk kepentingan internal dalam lingkungan lembaga Negara yang melampaui batas lingkup jabatan pejabat yang menandatangani surat;
- tanggung jawab berada pada pejabat yang dilimpahkan wewenang.
apb. atau ap.
Merupakan pelimpahan wewenang secara mandat, dimana pejabat yang seharusnya menandatangani memberi perintah kepada pejabat di bawahnya untuk menandatangani sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Persyaratan pelimpahan wewenang ini yang membedakannya dengan kedua jenis pelimpahan wewenang lainnya, yaitu hanya dapat dilakukan jika dalam keadaan mendesak dan tidak menyangkut materi yang bersifat kebijakan.